Si eres dueño de un negocio en Estados Unidos o planeas empezar uno pronto, comprender qué es y cuál es la importancia del Número de Identificación del Empleador (EIN) es crucial. Para quienes ya conocen los trámites de creación de empresas, este término es familiar, pero si es tu primera vez emprendiendo en EE.UU., podrías no tener claro su significado.
¡No te preocupes! Si nunca has escuchado sobre el EIN, aquí te explicaremos todo lo que necesitas saber para cumplir con tus obligaciones fiscales y legales, enfocándonos en este identificador esencial.
Para empezar, debes saber que el EIN es un número otorgado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) de EE.UU. Si decides formalizar tu emprendimiento con una estructura legal como una LLC o Corporación, casi con seguridad deberás obtener un EIN antes de iniciar muchas operaciones clave.
Como señala el propio IRS, el EIN se asigna a las empresas principalmente para identificar las cuentas de impuestos de los empleadores y de otras entidades comerciales. En esta publicación, te contaremos todo lo necesario sobre el EIN y cómo obtenerlo. ¡Sigue leyendo!
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¿Qué es Exactamente un EIN?
El EIN (Employer Identification Number) es un número de identificación fiscal federal de nueve dígitos que el IRS asigna a las entidades comerciales y otras organizaciones en Estados Unidos. Su propósito principal es identificar a las empresas para fines fiscales y permitir al IRS llevar un registro adecuado de sus actividades tributarias.
Además de su función fiscal primordial, el EIN es frecuentemente necesario para:
- Abrir cuentas bancarias comerciales.
- Solicitar ciertos permisos y licencias de negocio.
- Contratar empleados legalmente.
- Presentar declaraciones de impuestos federales de la empresa.
Es un código único, similar en concepto al Número de Seguro Social (SSN) para individuos, pero diseñado para identificar a una organización (negocios, entidades sin fines de lucro, fideicomisos, etc.) junto con su nombre legal y domicilio fiscal.
¿Por Qué o Para Qué Necesitas Tramitar un EIN?
Existen varias razones fundamentales por las que tu negocio en Estados Unidos probablemente necesitará obtener un EIN:
- Abrir una Cuenta Bancaria Comercial: Prácticamente todos los bancos en EE.UU. exigen un EIN para abrir una cuenta a nombre de una LLC o Corporación. Lo necesitan para cumplir con regulaciones y reportar información al IRS. Como menciona LegalZoom, este requisito es cada vez más estándar, junto con la licencia comercial.
- Contratar Empleados: Si planeas tener empleados en nómina en EE.UU., necesitas obligatoriamente un EIN para reportar y pagar los impuestos federales sobre la nómina (retenciones, Seguridad Social, Medicare, desempleo).
- Presentar Impuestos Federales de la Empresa: Las Corporaciones (C y S) y las LLCs que eligen ser tratadas como corporaciones deben presentar sus propias declaraciones de impuestos federales usando su EIN. Las LLCs tratadas como sociedades también lo usan en su declaración informativa (Formulario 1065).
- Solicitar Licencias y Permisos Específicos: Algunas licencias comerciales o permisos sectoriales a nivel federal, estatal o local pueden requerir un EIN como parte de la solicitud.
- Operar como Corporación o LLC: Por definición, estas estructuras legales separadas requieren su propio identificador fiscal federal.
- Establecer Ciertas Cuentas (Ej. Keogh, Solo 401(k)): Algunos planes de jubilación para autónomos o pequeñas empresas requieren un EIN.
- Abrir una Sucursal o Filial en EE.UU.: Si una empresa extranjera establece presencia formal en EE.UU., necesitará un EIN para identificar legalmente esa operación.
¿Cuándo Debes Solicitar un EIN?
Es importante saber el momento adecuado para solicitar un EIN:
- Al Formar tu Empresa: Debes solicitar el EIN tan pronto como crees tu entidad legal (LLC, Corporación) y lo necesites para los fines mencionados (especialmente antes de abrir la cuenta bancaria o contratar empleados).
- Al Contratar Empleados: Si operas como Sole Proprietor o Partnership y decides contratar a tu primer empleado, necesitarás obtener un EIN en ese momento.
- Al Cambiar la Estructura Legal: Si transformas tu negocio (por ejemplo, de Sole Proprietor a LLC, o de LLC a Corporación), necesitarás solicitar un NUEVO EIN para la nueva entidad legal. Como señala LegalNature, las modificaciones estructurales significativas generalmente requieren notificar al IRS y obtener un nuevo EIN.
- Al Adquirir un Negocio Existente: Si compras un negocio operativo, podrías necesitar un nuevo EIN.
- Para Ciertos Planes de Jubilación: Al establecer planes como Keogh o Solo 401(k).
Incluso si operas como Sole Proprietor sin empleados, obtener un EIN voluntariamente puede ser beneficioso para separar claramente las finanzas personales y comerciales al abrir una cuenta bancaria exclusiva para el negocio.
Nota: El EIN es para empresas. Los individuos extranjeros que necesitan un número fiscal para declarar impuestos personales en EE.UU. y no son elegibles para un SSN, deben solicitar un ITIN.
¿Cómo Solicitar un EIN? (Métodos Detallados y Gratuitos)
La solicitud de un EIN es totalmente gratuita y se realiza directamente ante el IRS, principalmente a través del Formulario SS-4, Solicitud de Número de Identificación del Empleador. Existen diferentes métodos según tu situación:
1. Solicitud en Línea (Online) – El Método Más Rápido
Requisitos Clave:
- El negocio principal debe estar ubicado dentro de EE.UU. o sus territorios.
- La persona que realiza la solicitud online (la «parte responsable») DEBE tener un Número de Identificación del Contribuyente válido: SSN, ITIN o un EIN previo.
Pasos:
- Accede a la sección EIN del sitio web oficial del IRS.
- Haz clic en «Apply for an EIN Online» y luego en «Begin Application».
- Selecciona el tipo de entidad legal (LLC, Corporation, Sole Proprietor, etc.).
- Completa el formulario online respondiendo a las preguntas sobre tu negocio (nombre legal, dirección, actividad principal, fecha de inicio, etc.).
- Verifica cuidadosamente toda la información proporcionada.
- Envía la solicitud.
Resultado: Si cumples los requisitos y la información es validada, recibirás tu EIN inmediatamente en pantalla. Podrás descargar, guardar e imprimir el aviso de confirmación oficial.
2. Solicitud por Teléfono (Solo para Solicitantes Internacionales)
- Elegibilidad: Este método está diseñado exclusivamente para solicitantes cuya entidad principal de negocio está ubicada FUERA de los Estados Unidos y que NO tienen SSN o ITIN.
Requisitos: La persona que llama debe estar autorizada para obtener el EIN y poder responder detalladamente a todas las preguntas del Formulario SS-4.
Pasos:
- Llama al número de teléfono internacional del IRS: +1 267-941-1099 (no es un número gratuito).
- El horario de atención es de 6:00 a.m. a 11:00 p.m., Hora del Este (ET), de lunes a viernes.
- Indica claramente que eres un solicitante internacional llamando para obtener un EIN.
- Prepárate para proporcionar toda la información requerida en el Formulario SS-4 verbalmente al representante del IRS.
Resultado: Si todo está en orden, el representante te proporcionará el EIN verbalmente al finalizar la llamada. Asegúrate de anotarlo correctamente. Posteriormente, el IRS podría enviar una confirmación por correo postal (tarda varias semanas).
3. Solicitud por Correo Postal o por Fax
- Disponibilidad: Cualquier tipo de entidad puede usar estos métodos, aunque son considerablemente más lentos.
Pasos:
- Descarga el Formulario SS-4 desde el sitio web del IRS.
- Completa el formulario detalladamente con toda la información requerida. Asegúrate de que sea legible.
- Firma y fecha el formulario.
- Envía el formulario completo por correo postal o fax a la dirección o número correspondiente según tu ubicación (consulta las instrucciones del Formulario SS-4 para la dirección/número correctos).
Resultado:
- Por Correo Postal: Recibirás la asignación del EIN por correo postal en aproximadamente 4 a 6 semanas.
- Por Fax: Si proporcionas un número de fax de retorno en el formulario, generalmente recibirás el EIN por fax en unos 4 días hábiles.
Número de Identificación del Empleador (EIN) – Conclusión
El Número de Identificación del Empleador (EIN) es un requisito esencial para la mayoría de las empresas que operan en Estados Unidos, especialmente aquellas estructuradas como LLCs o Corporaciones, o que planean contratar empleados. Este número único es indispensable para fines fiscales, bancarios y de cumplimiento legal general.
Aunque no todas las configuraciones empresariales (como un Sole Proprietor sin empleados) lo requieren obligatoriamente desde el inicio, obtener un EIN voluntariamente ofrece beneficios claros, como la separación de finanzas. Es crucial comprender cuándo se necesita y cómo solicitarlo correctamente.
Si tienes dudas sobre si tu empresa necesita un EIN o cuál es el mejor método de solicitud para tu caso particular (especialmente si eres extranjero no residente), consultar con un profesional de impuestos o un asesor empresarial es siempre una buena práctica.
En LLC Hub, podemos proporcionarte el servicio personalizado que tu empresa o emprendimiento necesita. Nuestros profesionales experimentados pueden guiarte en el proceso de solicitud de EIN (incluso como tercero autorizado para no residentes) y ofrecen una gama completa de servicios relacionados con la creación y registro de empresas en EE.UU., asesoría fiscal y contable, obtención de licencias y permisos, y mucho más.
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